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versão On-line ISSN 0718-0764

Inf. tecnol. vol.26 no.1 La Serena  2015

http://dx.doi.org/10.4067/S0718-07642015000100001 

EN SINTESIS

 

Como Hacer una Mala Organización de un Congreso

 


En mi carrera académica he asistido a muchos congresos científicos y técnicos en los cinco continentes. He estado en congresos pequeños, medianos y grandes en cantidad de congresales; en congresos específicos en su temática hasta muy amplios en repertorio. Todos los congresos incluyen actividades similares y yo diría más o menos estándares; y dependiendo de los dineros con que cuenta la organización otorgan mayores o menores servicios a los congresales. Hay, sin embargo, unos servicios mínimos que deben ofrecer los organizadores para que un congreso gane prestigio y permanezca en el tiempo.

Hoy en día lo usual en los congresos es entregar las Actas del Congreso en forma electrónica (CD, DVD o memorias USB). Muchos congresos entregan un Libro de Resúmenes para que los congresales lean y se informen con algún detalle sobre la conferencia o presentación que van a ver en la sala de sesiones. Además los buenos congresos entregan un programa completo y claro indicando los horarios y los trabajos a presentar en las distintas sesiones. Algunos programas incluyen los correos electrónicos de todos los autores de modo de promover y facilitar la comunicación pos-congreso. Los certificados de participación deben ser entregados a todos los autores y al momento de la inscripción al primer autor que se presente. Los certificados deben incluir información básica para que sea útil a aquellos congresales que deban demostrar su participación en el congreso ante su institución. No es recomendable hacer distinciones sobre tipo de participación porque eso no cumple ninguna función. Una buena organización debe planificar horarios con suficiente antelación y hacer lo posible para no cambiar los horarios evitando perjudicar a congresales que tienen interés en una determinada sesión, que fue cambiada. Y si es imprescindible hacerlo, se debe avisar a todos con suficiente antelación.

En cuanto a los servicios y atenciones, estos deben empezar antes de la realización del congreso y terminar después. Un buen servicio antes del congreso consiste básicamente en atención oportuna frente a toda consulta de los potenciales congresales. Hoy en día, el uso del correo electrónico obliga a responder de inmediato a las consultas, ojala dentro del día. Durante el congreso no es tan importante tener a mucha gente atendiendo sino las necesarias que puedan responder en buena forma a las múltiples y variadas inquietudes de tipo académico y doméstico de los congresales. Un buen servicio durante el congreso significa por ejemplo disponer conexión Wi-Fi en el recinto del congreso, disponer de un computador con conexión a Internet con servicio de impresora para asuntos menores pero importantes para los congresales. Es esencial también tener servicio de teléfono para llamadas locales, disponer de información local sobre asuntos como restaurantes, espectáculos, planos de la ciudad. Los servicios de atención social durante el congreso deben ser atractivos, simples, bien ambientados y organizados de modo de promover la interacción y conocimiento de los congresales, en especial en el clásico coctel de bienvenida. La cena de despedida es conveniente hacerla el penúltimo día de manera que participe el máximo de congresales, y por cierto no se debe cobrar por ella, porque ya debe haber sido incluida en la inscripción que seguramente oscila entre US$ 300 y US$800.

Hace poco tiempo asistí a un congreso internacional respaldado por importantes instituciones académicas, razón por la que yo esperaba una buena organización. Pero ya previo a ello se observaba que las cosas no marchaban. La página web no funcionaba bien y cuando un autor escribía a los correos allí indicados justamente para consultas, nadie respondía, hasta después de varias insistencias. Ya en la sede del congreso, había unas ocho personas en el mesón de atención, pero ante cualquier consulta había que esperar al Sr. NN, encargado del asunto de la consulta, y usualmente el Sr. NN no estaba; los certificados había que solicitarlos a otro Sr. XX y los daban a nombre de quien asistió al congreso y no al de los autores; si un autor necesitaba otro certificado para un co-autor había que pagar otra inscripción (más de US$ 400 por un certificado); no hubo Libro de Resúmenes y solamente entregaron un programa confuso de leer con letra muy pequeña; había sesiones paralelas y no se respetaban los horarios de simultaneidad; no había Internet en la sede del congreso ni teléfono desde donde los congresales, en su mayoría extranjeros, pudieran solicitar un taxi o llamar a su hotel ; el coctel de bienvenida era un menú fijo en el a cada congresal le daban un platillo ya preparado con porciones de dulce y salado; las bebidas eran gaseosas y se obtenían después de hacer otra larga fila; la cena de despedida había que inscribirse y pagarla aparte (después de haber pagado más de 400 dólares de inscripción). Estos factores académicos y domésticos constituyen recomendaciones precisas para realizar en mala forma la organización de un congreso. Si Ud. está pensando asistir a un congreso en el futuro cercano, tome en cuenta algunas de las observaciones comentadas, en todo el trámite pre-congreso. Deficiencias como las indicadas más arriba durante el periodo pre-congreso son indicadores de cómo va la organización, siendo la respuesta tardía y confusa a las consultas de los autores un síntoma de mala organización.

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